Neste documento você encontrará o passo a passo para consultar o Plano de Contas do SetaERP e como cadastrar um novo item no plano de contas. O Plano de Contas é uma ferramenta que auxilia na organização e categorização das informações econômico-financeiras da organização, ou seja, esta ferramenta estabelece um padrão para o registro das operações de entrada e saída e a partir dele são estruturadas análises financeiras, como Demonstrativo de Resultado do Exercício – DRE e Fluxo de Caixa. 

1. CONSULTANDO O PLANO DE CONTAS

Para acessar o Plano de Contas é necessário acessar o SetaERP no Módulo Retaguarda, em seguida Menu Financeiro e clicar na opção Plano de Contas. 

A tela do Plano de Contas é baseada no DRE gerencial, portanto apresenta:

• Estrutura em três níveis, seguida da descrição, sendo que os primeiros níveis são:
  • 01-Receitas: representam as entradas de capital por meio de vendas, seja à vista ou a prazo, deduzindo as trocas.
  • 02-Custos Variáveis: são os custos que variam proporcionalmente a produção, ou seja, seus valores dependem diretamente do volume produzido. Por exemplo, Custo da Mercadoria Vendida – CMV e impostos sobre vendas. 
  • 03-Margem de Contribuição: contribuição representa o valor que “sobra” da receita para pagar os Custos Fixos, depois do pagamento dos custos variáveis, ou seja, é a diferença entre receitas – custos variáveis.
  • 04-Custos Fixos: são os custos necessários para manter a empresa em operação, portanto eles não sofrem alteração de valores independentemente da quantidade produzida, ou seja, se eu atender 10 pessoas em um mês na loja ou 100 os meus custos fixos serão os mesmos, como, por exemplo, água, aluguel, energia elétrica e salários.
  • 05-Lucro ou Prejuízo Operacional: representa o lucro ou prejuízo obtido exclusivamente pela operação do negócio, ou seja, receitas operacionais – despesas operacionais, dessa forma, para obtê-lo é necessário deduzir a margem de contrição – custos fixos. 
  • 06-Receitas não Operacionais: são as receitas obtidas sem ser pela atividade principal ou complementar do negócio, como, por exemplo, rendimentos de aplicações financeiras.
  • 07-Despesas não Operacionais: representam as despesas que não estão associadas ao funcionamento da empresa, como, por exemplo, juros e taxas de antecipação de cartões. 
  • 08-Lucro Líquido: representa o rendimento real da empresa, ou seja, quanto a empresa realmente lucrou ou teve de prejuízo, obtido por meio da diferença entre receita total – custo total, para isso é necessário realizar a seguinte operação: lucro operacional + receitas não operacionais – despesas não operacionais. 
  • 09-Ponto de equilíbrio: ponto de equilíbrio, também conhecido como break-even point, ponto de ruptura, ou, ainda, ponto crítico, representa o quanto a empresa precisa para que o seu resultado seja zero, ou seja, o quanto a empresa precisa vender para que todos os seus custos sejam pagos. ele é o resultado de custos fixos/margem de contribuição * receita. 
  • 99-Outros Lançamentos: são aquelas entradas ou saídas lançadas no módulo CAIXA, em outros lançamentos. 

Além do código da estrutura e descrição, a partir do segundo nível é apresentado:

• Movimento: representa qual movimentação o item fará no financeiro da empresa, podendo ser: 
  • Entrada: que representa a entrada de capital.
  • Saída: que representa a saída de capital, ou seja, itens que a empresa necessitará realizar pagamentos. 
  • Ambos: ou que pode representa tanto entrada, quanto saída de capital, para criação de regras de rateio é fundamental que o item esteja com esta classificação. 
• Competência: quando será incluído o título nos demonstrativos, contabilmente as receitas e despesas são contabilizadas no momento que ocorrem, ou seja, na data de emissão, mas há três possibilidades no SetaERP: 
  • Data de vencimento
  • Mês anterior ao vencimento
  • Data de emissão
• Regra de Rateio: caso possua regra de rateio, nesta coluna ficará a descrição cadastrada na regra.

As três colunas seguintes referem-se a quais relatórios e onde poderá ser registrado títulos de cada item.

• Fluxo de Caixa: caso o checkbox esteja marcada, os títulos do item serão contabilizados no fluxo de caixa.
• DRE: caso o checkbox esteja marcada, os títulos do item serão contabilizados no DRE.
• Lançar: caso esteja marcada, poderá ser registrados títulos utilizando este item do plano de contas no módulo retaguarda, em títulos a pagar e a receber, dependendo do movimento cadastrado. 
• Código: representa o código do item. 

Para visualizar o item detalhado, basta localizá-lo na listagem, caso já conheça sua descrição é só pesquisar na barra e selecionar o item com duplo clique. 

Ao realizar esta operação abrirá a tela de edição do título, que será explicada no próximo tópico. Entretanto, é fundamental destacar que não será possível editar itens que esteja com o checkbox “Uso do Sistema” marcado, pois são itens fixos do sistema, que já estão interligados com outras telas do sistema e com suas fórmulas cadastradas. 

2. INCLUINDO UM ITEM NO PLANO DE CONTAS

Para incluir um item, é necessário definir onde ele será lançado, ou seja, se será uma receita, um custo variável, custo fixo, receita ou despesa não operacionais ou outro lançamento e selecionar o desejado com um clique e clicar em Incluir Conta ou ALT + I.  

Ou ainda um item de segundo nível. 

Assim o sistema localizará a última estrutura cadastrada do item desejada, e trará a próxima estrutura que há disponível. Como pode ser visualizado nos dois exemplos acima, no primeiro foi escolhido o item “Receitas” e como o último cadastrado foi o 01.05, na tela de inclusão o sistema já trouxe com a estrutura 01.06.

E no exemplo dois foi escolhido o item de segundo nível “Imposto sobre vendas” de custos variáveis, como o último cadastrado foi o 02.05.04, na inclusão foi apresentada a estrutura 02.05.05. 

Depois é preciso inserir a descrição do item que está sendo cadastrado e movimento que ele terá, lembrando que os movimentos são: entrada, saída e ambos. 

Instruções, é um campo livre, que pode ser utilizado para orientar o usuário de quando ele deverá utilizar o item. 

Em Fórmula DRE, é possível inserir uma fórmula, assim como no Excel utilizando C de código + número do código do item e a operação desejada, como soma, divisão, subtração ou multiplicação, para que seja apresentado calculado automaticamente no relatório de DRE. 

No exemplo abaixo foi utilizada a fórmula (C183+C184+C185)/2,  assim ao utilizar o imposto teste, será somado Cofins sobre venda que é o código 183, portanto C183, a ICMS sobre vendas, que é o código 184 e PIS sobre vendas código 185 e o resultado será dividido por 2.   

Logo abaixo, é possível selecionar alguma regra de rateio já cadastrada no sistema, clicando na seta que fica logo em frente a regra de rateio, no próximo tópico veremos como criar regras de rateio. 

Será possível também escolher a competência do item, lembrando que pode ser data de vencimento, mês anterior ao vencimento e data de emissão. 

Por fim são apresentadas os checkbox referentes a lançamentos, diferente da tela de consulta, na tela de inclusão e edição do item é possível autorizar que o item possa ser utilizado em lançamentos no Módulo Caixa, como por exemplo, em vendas, no caso de vendas a vista e a prazo, recebimento de títulos ou no menu outros lançamentos, no qual são realizados pagamentos, conforme manual de outros lançamentos. 

Também pode ser selecionado se o item entrará nos relatórios de fluxo de caixa e DRE e ao selecionar desativar, o item será desativado do sistema. 

Após finalizada a inserção ou edição dos dados, bastará clicar em OK ou ALT + O que o novo item ou alterações do item serão salvas e ele poderá ser utilizado nas inserções e consultas desejadas no sistema. 

3. CRIANDO REGRA DE RATEIO

O rateio é utilizado para a separação dos custos entre os elementos que participaram da movimentação de entrada ou saída de dinheiro da empresa. O rateio pode ser realizado entre:

• Empresas de uma mesma rede: como por exemplo, um grupo promove uma palestra para os seus colaboradores, entretanto o pagamento do evento será feito entre as várias empresas do grupo, assim a empresa 1 pagará – 30%, a empresa 2 – 25%, 3 – 25% e 4 – 20%, porque a empresa 1 é a que possui mais funcionários, logo arcará com uma parcela maior do montante e a empresa 4 possui menos, ficando com uma porcentagem menor. 
• Centro de custo: e assim como na divisão entre empresas, o custo ou lucro de uma determinada ação é dividida entre os centros de custos, como por exemplo, comercial e administrativo. 

Assim utilizando regra de rateio não é necessário inserir vários títulos a pagar ou a receber, ao inserir a regra de rateio no título o sistema faz esta divisão de valores para cada empresa ou centro de custo.

Para criar uma regra de rateio é preciso localizar o item desejado na listagem, logo é fundamental que o item já esteja cadastrado. 

Importante: Para que seja possível a criação de uma regra de rateio, o item obrigatoriamente deverá ser cadastrado com a movimentação AMBOS.

Após localizar o item desejado, com a movimentação ambos, é necessário selecioná-lo com um clique e selecionar o botão Regra do Rateio do lado esquerdo da tela, caso a movimentação esteja diferente de ambos, o botão de regra de rateio ficará desativado. 

O primeiro passo para a criação da regra de rateio será selecionar o tipo de rateio, se será por empresa ou centro de custos, ao clicar em qualquer uma das opções serão apresentadas as empresas e centros de custos já cadastrados no sistema. 

Clicando em Centro de Custo será possível editar ou desativar os centros de custos já cadastrados ou incluir um novo.

Tanto clicando em Novo ou ALT + N ou Editar ou ALT + E, será necessário inserir ou editar a Descrição do centro de custos e clicar em Salvar ou ALT + S. E clicando no checkbox Desativar, o centro de custos será desativado.

Após definir se o rateio será por empresa ou centro de custos, as empresas e centros de custos cadastrados serão apresentados com os seus devidos códigos, descrições e espaço para inserir o valor aproximado ou % que cada um será responsável. Bastará inserir o valor ou percentual desejado. 

Em Ajuda poderão ser cadastradas orientações e anotações importantes, para possíveis consultas, como por exemplo orientações de quando utilizar a regra de rateio selecionada. 

E ao finalizar a inserção de dados bastará clicar em Salvar que a regra de rateio será criada. 

4. CONSULTANDO RELATÓRIOS

Como na inclusão de um título no sistema, seja a pagar ou a receber, é possível selecionar o item do plano de contas que melhor se encaixa a movimentação que foi efetuada, há relatórios que podem ser agrupados e ordenados pelo item do plano de contas. 

Como por exemplo, a listagem de títulos a pagar e a receber em aberto ou baixados, ou o resumo de títulos a pagar ou a receber em aberto ou baixados, dentro de um determinado período. 

Para acessá-los é necessário acessar o Módulo Retaguarda do SetaERP, Menu Financeiro ou Relatórios, opção Títulos a pagar ou Títulos a receber. 

No primeiro exemplo abaixo foi tirada uma listagem de títulos a pagar em aberto (relatório 1) com competência no mês de abril, agrupados pelo item do plano de contas. 

No segundo exemplo, foi utilizado o mesmo filtro nos títulos a pagar, mas dessa vez escolhendo o relatório 2 - Resumo de Títulos a Pagar.

Observe no DRE com competência no mês de abril, constam os custos fixos apresentados nos relatórios de títulos a pagar do mesmo período, alvará no valor de R$ 2.000,00 e telefone celular R$ 3.000,00, para acessar o DRE é necessário acessar no Módulo Retaguarda do SetaERP, Menu Relatórios, opção Demonstração do Resultado – DRE.